Nếu bạn thấy không có thời gian mà vẫn phải chạy deadline, chắc chắn bạn nên biết về một thứ gọi là Định luật Parkinson.
1. Nội dung định luật
“Work expands so as to fill the time available for its completion”- (tạm dịch: “Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó”).
Đó là nội dung của định luật Parkinson. Định luật này giải thích lý do vì sao khi càng có nhiều thời gian để hoàn thành một việc thì chúng ta lại càng trì hoãn những việc phải làm, cho đến gần deadline, chúng ta mới gồng mình lên, tập trung toàn bộ trí lực và hoàn thành được nhiệm vụ vào phút chót, có một vài trường hợp kết quả lại không may mắn như vậy.
2. Cyril Parkinson – Cha đẻ của định luật
Cyril Parkinson, một nhà sử học người Anh đã tìm ra định luật này khi ông quan sát cách các nhân viên hành chính người Anh trong các cơ quan làm việc. Ông nhận ra một sự thật rằng, một bộ máy càng mở rộng, họ càng hoạt động kém hiệu quả. Tương tự như vậy, khi càng có nhiều người cùng thực hiện một công việc đơn giản trong một thời gian dài, hiệu quả hoạt động càng đi xuống. Trong khi nếu ta rút ngắn thời gian, thu hẹp deadline lại, sử dụng ít nhân lực hơn, đồng nghĩa với khối lượng công việc mỗi người cần xử lý tăng lên thì đáng ngạc nhiên thay, kết quả tốt hơn rõ rệt.
3. Tại sao lại có hiện tượng này?
Một số nghiên cứu đã chỉ ra rằng khi một người có thêm thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ, họ sẽ thường tận dụng khoảng thời gian đó, ngay cả khi họ không thực sự cần, và việc kéo dài thời gian đôi lúc cũng không mang lại hiệu quả tốt hơn.
Tưởng tượng vào một ngày thứ hai đầu tuần, bạn đến lớp và nhận được thông báo “Thứ 2 tuần sau kiểm tra giữa kì”, vậy là bạn có 1 tuần để ôn tập cho bài kiểm tra môn Kinh tế lượng, bạn cuống cuồng hủy hết các kế hoạch đi chơi và quyết tâm ở nhà học hành chăm chỉ. Thế nhưng buổi tối hôm đó, trên nhóm lớp lại xuất hiện một dòng thông báo “Thứ hai tuần sau cô bận nên lớp mình sẽ kiểm tra vào tuần kia nhé”, và thế là bạn vui mừng dùng một tuần đầu tiên (hoặc hơn) để tiếp tục vui chơi và chỉ ôn tập trong một vài ngày cuối. Kết quả là điểm kiểm tra của bạn cũng chẳng khá khẩm gì hơn trong khi có thời gian ôn tập dài hơn gấp đôi.
(Nguồn ảnh: Unplash)
Nghiên cứu này cho thấy, khi một người được giao một nhiệm vụ cần hoàn thành, họ thường sẽ nghĩ đến việc “Tôi có bao nhiêu thời gian để hoàn thành nó?” thay vì “Tôi cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành nó?”. Tư duy này khiến cho mọi người lãng phí nhiều thời gian không cần thiết để giải quyết một nhiệm vụ và đồng thời cũng chẳng mang lại hiệu quả cao.
Nguyên nhân cốt lõi nhất của hiện tượng này chính là Sự trì hoãn, điều sẽ khiến mọi người khất lần và lảng tránh công việc cho đến khi sắp lâm vào đường cùng, dù cho có thêm bao nhiêu thời gian để hoàn thành chúng.
Vậy, làm thế nào để thoát khỏi lời nguyền mang tên Trì hoãn và hoàn thành công việc có hiệu quả nhất?
4. Bắt bài các chiêu trò tâm lý để tự tin làm chủ mọi deadline
Định luật Parkinson ra đời thực chất là để chỉ ra một sai lầm trong cách quản lý thời gian (Time management), vì vậy đương nhiên mọi sai lầm đều có cách khắc phục:
Thứ nhất, chia nhỏ công việc để thoát khỏi sự lười biếng
Một lời khuyên đưa ra là hãy chia nhỏ một nhiệm vụ lớn thành những nhiệm vụ nhỏ hơn, đơn giản hơn. Bởi khi nhìn thấy một việc có vẻ dễ dàng, nhiều khả năng bạn sẽ đỡ e ngại hơn và chịu bắt tay vào làm việc.
Giải quyết xong một nhiệm vụ sẽ tạo động lực cho bạn thực hiện những nhiệm vụ tiếp theo. Điểm mấu chốt của phương pháp này là bạn có thể thấy được một bức tranh tổng thể về tất cả những việc phải làm, và thời gian tối đa bạn có để hoàn thành những công việc đó. Cách chia nhỏ nhiệm vụ gồm 5 bước cơ bản sau đây:
1. Lấy giấy bút ra và ghi lại chính xác những mục tiêu cần hoàn thành.
2. Sắp xếp trình tự các công việc từ dễ đến khó.
3. Đặt thời gian tối đa cần phải hoàn thành phần việc đó và tự hứa với bản thân phải tuân thủ cam kết.
Cứ lần lượt như vậy, có khi bạn sẽ không biết mình đã hoàn thành công việc “khó nhằn” của mình từ lúc nào.
Thứ hai, bắt đầu từ việc khó nhất.
Một lời khuyên khác đó là hãy chọn bắt tay vào công việc khó nhất đầu tiên. Cuốn Eat That Frog - 21 Great way to stop procrastinating and get more done in less time (tạm dịch: Ăn ngay con ếch đó - 21 cách tuyệt vời để dừng trì hoãn và hoàn thành nhiều việc trong thời gian ngắn hơn) của tác giả Brian Tracy chỉ ra rằng: Nếu điều tồi tệ nhất của chúng ta mỗi buổi sáng là ăn một con ếch sống thì tốt nhất là chúng ta nên ăn nó ngay để có thể tận hưởng trọn vẹn một ngày còn lại với ý nghĩ rằng việc tồi tệ kia đã được hoàn thành rồi.
“Con ếch sống” ở đây tượng trưng cho nhiệm vụ quan trọng và khó khăn nhất chúng ta cần phải thực hiện trong ngày. Thay vì lẩn tránh và trì hoãn, hãy dũng cảm đối mặt với nhiệm vụ đó bởi một khi đã vượt qua thử thách lớn nhất rồi thì đâu còn công việc nào quá đáng sợ nữa.
Thứ hai, hãy biết thế nào là đủ.
Đôi khi thật khó để biết được thế nào là đã hoàn thành công việc, nhất là khi bạn là một người quá kỹ tính. Đừng quá chau chuốt phần thân của bài báo cáo chỉ vì bạn biết “mình vẫn còn nhiều thời gian” để rồi phải viết phần kết luận một cách qua loa khi deadline đã cận kề. Việc có một hình dung rõ nét về kết quả mà bạn muốn hướng tới cũng sẽ đồng thời giúp việc lập kế hoạch ở bước 1 chính xác hơn đấy.
Cuối cùng, đặt thời gian giới hạn cho bản thân sớm hơn deadline thực tế.
Như đã nói ở trên, khi càng tập trung hoàn thành nhiệm vụ trong một thời gian ngắn thì kết quả nhận được lại càng cao, vậy nên hãy đặt ra quy định cho bản thân mình, tập trung tối đa và đừng để bất cứ trò giải trí nào làm lung lay ý chí của bạn. Chỉ cần tập trung trong một khoảng thời gian ngắn rồi bạn sẽ có thể nghỉ ngơi với khoảng thời gian còn thừa lại sau khi làm xong việc.
5. Fun facts
Bài viết này được hoàn thành trong bối cảnh cận kề deadline mà vẫn không viết viết gì. Thật may là tôi vẫn còn những 5 ngày để hoàn thành và trau chuốt lại một cách cẩn thận.
Muse